CORONATUIN

Een opinie en samenvatting op basis van interviews en onderzoeken door Arthur Hofman

Vorig jaar deed ik onderzoek binnen een projectgroep voor een grote gemeente in West-Friesland om vanuit mijn functie als werkbegeleider en behandelspecialist inzichtelijk te maken waarom de oude krappe kantoortuinen en de nieuw verbouwde ruimtes (lees: kantoortuinen) een aanzienlijk onderdeel leken te hebben in het welbevinden en functioneren van de werknemers.

Nu corona opnieuw welig tiert en mensen veelal thuis werken, wil ik onderstaande informatie graag delen: opdat een kantoor - om gelaagde gezondheidsredenen - nooit meer een tuin wordt.

Want waarom werken we nog steeds massaal in kantoortuinen? De introductie in de jaren ’50 loog er niet om: we zouden door het zien van elkaar in één open ruimte meer directe verbinding met elkaar voelen en tevens meer open staan voor brede communicatie. Vanaf de eerste tot en met recent onderzoek wijst steeds vaker uit dat deze claims achterhaald zijn en zelfs het tegenovergestelde aantonen.

De kantoortuin (Duits: Bürolandschaft of Großraumbüro) is een in de jaren 1950 in Duitsland ontwikkeld concept voor de indeling van kantoorruimte. Het maakte in de jaren 1970 ook in de rest van West-Europa opgang. Hierbij zijn veel medewerkers, doorgaans meer dan 12, bij elkaar in dezelfde ruimte werkzaam. Er zijn geen scheidingswanden. Het idee paste goed bij gedachten over 'democratisering' en 'onthiërarchisering' die in die tijd populair werden en men veronderstelde dat communicatie tussen medewerkers gemakkelijker en laagdrempeliger zou worden en dat de productiviteit zou toenemen.

Het is in kantoortuinen gemakkelijker om elkaar op te zoeken, aldus omgevingspsycholoog Joren van Dijk van onderzoeksbureau Eyckveld. Nadeel is echter dat collega’s zich ook moeilijker van elkaar kunnen afzonderen. De behoefte aan privacy verschilt per persoon. Het gaat daarbij niet enkel om gezien worden, maar ook door gehoord worden. Transparantie wordt gezien als een belangrijk streven, maar soms spelen er gevoelige kwesties. Om kwetsbaarheid te kunnen tonen, helpt afgeslotenheid enorm. Ook managers geven aan dat ze in dat kader minder feedback geven of vertrouwelijke gesprekken voeren.

Ander probleem: prikkels. Die leiden af. Je komt lastig in een ‘flow’; je bouwt geen concentratie op. Daardoor komen mensen niet goed op gang, kunnen niet doorwerken en gaan met een onbevredigd gevoel over een drukke dag naar huis. Dit zorgt er voor dat een werknemer ongeveer twee keer zo lang over een taak doet, en gemiddeld 86 minuten per dag aan productiviteit verliest. Dat zijnomgerekend zo’n 24 volle werkdagen per werknemer per jaar aan productiviteitsverlies. Bovendien maakt een werknemer 50% meer fouten in de dingen die hij wél gedaan krijgt. Vooral complexe taken krijgen het in een kantoortuin te verduren. Dit vertaalde zich in mijn geval voornamelijk bij de hulpverleners die voor of vanuit de gemeente werken: zij gaven veelal aan tijdens supervisie of werkbegeleiding dat zij soms fouten maken die zij vanuit hun kennis en kunde niet zouden kunnen maken en dit relateren aan de - inhoudelijke of oppervlakkige - gesprekken van collegae waar men zich niet van kon afzonderen.

Drie nadelen van de kantoortuin:

• Werknemers die in kantoortuinen moeten werken, zijn tot 62% meer afwezig door ziekte dan werknemers met individuele kantoren, blijkt uit een Deens nationaal onderzoek. Letterlijk: de bloeddruk stijgt met de stressniveaus - griep en uitputting zijn de meest voorkomende gevolgen. Maar ook mentaal zijn de gevolgen groot. De dynamiek in kantoortuinen maakt veel werknemers ook onzeker, overprikkeld en zelfs agressief.
• 
  
• Geluid en gepraat op de achtergrond leidt niet alleen tot stress en ontevredenheid, maar verlaagt bovendien de concentratie bij rekenen en taal. Het gevolg: voornamelijk oppervlakkig ‘veilig’ geklets (“Hoe was je weekend?”) dat vooral anderen afleidt en weinig tot geen diepgaande zaken of creatieve uitwisselingen in de kantoortuin oplevert.
• 
  
• Het verwijderen van fysieke barrières maakt mensen ontevredener over de kwaliteit van hun relaties met collega's. De conclusie na honderden onderzoeken luidde keer op keer: “Kantoortuinen ruïneren onderlinge communicatie, het diepgaande soort in elk geval, en de gezondheid van werknemers en hun productiviteit. Ze maken het bovendien onmogelijk om tot nieuwe, verfrissende, creatieve ideeën te komen.”

En toen kwamen er ‘flexwerkplekken’. De werkvloer werd opgedeeld. Zo wordt er een lange tafel geplaatst om even de e-mail te kunnen lezen of een praatje te maken, aldus Floris Vrasdonk, auteur van het boek ‘Wie heeft mijn werkplek gepikt?’. Voor mensen die willen doorwerken, zijn er schotten geplaatst tussen bureaus.

Flexwerkplekken kunnen volgens Joren van Dijk vaak prima uitpakken, maar de behoefte aan een eigen plek is heel menselijk. Tegelijkertijd levert het toe-eigenen van een plek soms ook frustratie op bij collega’s. Mensen hebben psychologische behoeften zoals privacy of een eigen plekje.

Ook managers moeten daarin zaken gaan loslaten en meer leren sturen op resultaten in plaats van op de uitvoering. Zo investeren we veel in goede en hoger opgeleide werknemers, maar dan moeten we ze ook die vrijheid geven die ze daardoor aankunnen. Dat is voor veel managers een lastige taak; het vereist immers minder naar productieverantwoordelijkheid te kijken en meer naar de procesverantwoordelijkheid.

Maar liefst 95% van de werknemers geeft aan het liefst in een gesloten ruimte individueel te werken, terwijl maar 5% zegt: “Kantoortuinen zijn het helemaal voor mij.”

Mike Mika, voormalig creatief directeur van ontwikkelingsbedrijf Backbone Entertainment ondervond het in de praktijk. Hij besloot van kantoortuin naar kleine afgezonderde bureaus te gaan. Dit is wat er gebeurde: “Het was ooit één grote ruimte zonder muren, met alleen maar bureaus. Toen we over gingen naar afgesloten kantoorruimtes, maakten we ons daar nogal zorgen over. Je zou denken dat mensen daar in een creatieve omgeving tegen zouden zijn. Maar wat bleek? Ze gaven juist de voorkeur aan dat eigen hoekje waarin ze konden wegkruipen van anderen om hun werk gedaan te krijgen.”

Dat betekent niet dat het één grote antisociale bende werd bij Backbone. Het sociale aspect verplaatste zich alleen maar: naar een plek waar de mensen ervoor kozen om sociaal te zijn. Iets dat veel beter bleek te werken dan ze de hele werkdag in een luidruchtige, sociale ruimte te laten werken.

Welke plek dat is? De koffiekamer.

Het valt de laatste jaren op dat er steeds minder gêne is op het gebied van afzonderen. Tegenwoordig zien we steeds vaker werknemers met een hoofdtelefoon aan het werk zijn: collegae zien direct dat er geprobeerd wordt gefocust te werken en dit niet het moment is om gestoord te worden. Hoofdtelefoon op: focus, werk, productiviteit. Hoofdtelefoon af: sociaal, interactie, communicatie.

En dan is er een recente studie van de Harvard-universiteit die erop wijst dat kantoortuinen, paradoxaal genoeg, eenzaamheid in de hand werken. Door de constante stroom aan afleiding sluiten mensen zich wellicht meer voor elkaar af dan in kantoren waar meer tussenmuren zijn:

The Royal Society deed groot onderzoek naar het effect van kantoortuinen door de volgende vraag te beantwoorden: Wordt de communicatie over en weer vergroot door het verwijderen van spatiale grenzen?

Twee empirische studies waren consistent in het antwoord: open, onbegrensde kantoren reduceren Face-to-Face-interactie (hierna: F2F-interactie) met een omvang - binnen deze context - van ongeveer 70%. Elektronische interactie vangt enige reductie op door een toename van grofweg 20 tot 50% (gebaseerd op ‘Aan:’ Postvak IN).

Veel organisaties die de intentie hadden om meer F2F-interactie en dus een levendiger en inspirerender werkomgeving te creëren, zagen voornamelijk een open expansie van dichtstbijzijnde werknemers die ervoor kiezen zichzelf zoveel mogelijk te isoleren (bijvoorbeeld door het dragen van hoofdtelefoons) terwijl ze doen voorkomen zo druk mogelijk te zijn aangezien iedereen ze kan zien.

Japke-d. Bouma van de NRC sprak voor het artikel ‘Het drukke open kantoor is het duurste kantoor dat er is’ neuropsycholoog Mark Tigchelaar die tevens benadrukt dat mensen in een open kantoortuin, die hij ook wel ‘megastallen met goede koffie’ noemt, minder productief zijn én de focus niet kunnen vasthouden.

Tigchelaar vergelijkt het met duiken op zee. Als je weet dat de boot snel weer weg moet, ga je niet diep. Zo is het ook op kantoor: voor de écht ingewikkelde klussen moet je diep in je concentratie. „Maar als je weet dat je elk moment onderbroken kan worden, blijf je aan de oppervlakte, begin je alleen aan de oppervlakige klusjes en lever je alleen oppervlakkig werk.”

In een eerder artikel geeft cognitief psycholoog Stefan van der Stigchel aan: “Dat ligt heel erg aan de situatie. Je kunt er heerlijk even je mailtjes beantwoorden, of in je agenda bladeren, maar inderdaad: als je écht geconcentreerd moet werken, is de kantoortuin de hel. Er hoeft maar één prikkel te zijn, en je bent alweer afgeleid. Als dat vaak gebeurt, gaat je werk daaronder lijden.”

Het brein kan maar één taak tegelijk geconcentreerd uitvoeren – multitasken bestaat niet, hoeveel mensen ook zeggen dat ze het kunnen. Vraagt een collega bijvoorbeeld iets aan je terwijl je net aan het schrijven was, dan moet je brein zich eerst even ‘opruimen’: van de schrijfstand naar de praatstand. Helaas kost dat steeds even tijd en energie, net als het opruimen van je huis.

Maar je krijgt ook stress als je voortdurend moet wisselen van taken, zegt Van der Stigchel. „Vergelijk het met mensen die voortdurend op je deur kloppen. De derde keer reageer je echt niet meer vriendelijk. Zo werkt het ook met je brein: het wordt overprikkeld.”

Resumerend is Van der Stigchel duidelijk: “Ik vind wél dat werkgevers daarin veel meer verantwoordelijkheid zouden moeten nemen. Het hoeft overigens niet eens zo drastisch. Je kan ook al veel verbeteren door op kantoor stiltezones te maken, meer werkcellen, of betere afspraken tussen collega’s.

En schaf de ‘altijd-bereikbaar-zijn-cultuur’ af, die veel werkgevers propageren. Collega’s die snel op klanten of collega’s reageren, krijgen complimenten en worden als betrouwbaarder gezien dan collega’s die zich afsluiten. Dat is eigenlijk heel stom, want het zijn vaak juist de werknemers die af en toe onbereikbaar zijn, die geconcentreerder werken.”

Een onderzoeksteam van de Universiteit van Yamaguchi uit Japan heeft onderzocht welk geluid het meeste concentratieverlies oplevert in kantoortuinen. Zij kwamen erachter dat geluiden voor mensen hinderlijker zijn naarmate ze meer betekenis hebben. Dit geldt met name voor verstaanbare muziekteksten en conversaties van collega's. Hoe beter iemand de gesproken tekst kan verstaan, hoe meer diegene wordt afgeleid. Het maskeren van betekenisvol geluid zou volgens de onderzoekers "grote winst opleveren voor een comfortabel akoestisch klimaat in de kantoortuin."

Begin vorig jaar kopte de Volkskrant met het artikel ‘Met zijn allen in een open kantoortuin werken wordt het nieuwe normaal, maar er is nogal wat op aan te merken’:

Vooral het aanhoren van andermans telefoongesprekken ervaart men als storend. Daarop wezen psychologen van de universiteit van San Diego in 2013 in het blad Plos One. De onderzoekers lieten 150 studenten woordspellen (anagrammen) oplossen terwijl er in de kamer ernaast een echt gesprek tussen twee mensen plaatsvond of een fictief telefoongesprek werd gevoerd door iemand die een script voorlas.

Achteraf moesten studenten woorden opnoemen die ze hadden opgevangen. Ze waren vooraf niet geïnstrueerd om naar de gesprekken te luisteren. Maar dat hadden ze mooi wel gedaan. En dan vooral de studenten die aan het fictieve telefoongesprek waren blootgesteld. Zij konden zich 16 procent meer woorden herinneren dan de studenten uit de andere groep. Achteraf gaven vooral ook zij aan het gesprek als zeer storend te hebben ervaren. Waarschijnlijk is een telefoongesprek extra irritant omdat je zo’n halve conversatie bijna automatisch in je hoofd gaat afmaken, speculeren de onderzoekers.

De onderzoekers bestudeerden bij twee multinationals die een overstap maakten van klassiek kantoor naar open kantoortuin, wat het effect van de verandering was op het aantal gesprekken dat werknemers met elkaar voerden. Ze gebruikten microfoons en elektronische badges. Na de verbouwing daalde het aantal persoonlijke gesprekken met bijna driekwart.

Wim Pullen, directeur van het Center for People and Buildings in Delft: ‘In succesvolle kantoren houdt de architect rekening met de psychologie van de mens: de open ruimtes moeten niet te groot zijn. Acht mensen in een open ruimte is wel het maximum.’ Daarna moet je weer iets van een afscheiding creëren, een muurtje of een plantenhaag, zoals in het kantoor van CBRE. ‘Mensen hebben behoefte aan rugdekking.’

Het idee dat mensen een plekje naar keuze opzoeken dat het best past bij hun activiteit, is volgens Jan Gerard Hoendervanger een fabeltje. Hij promoveert aan de Rijksuniversiteit Groningen op de impact van activity based-kantoren op het welbevinden en presteren van werknemers. Onlangs voerde hij samen met het Center for People and Buildings een enquête uit bij zeven kantoorgebouwen (van overheden, banken en onderwijsinstellingen). Uit de antwoorden van 3.200 respondenten bleek dat slechts 4 procent van de medewerkers dagelijks meerdere keren van plek wisselde.

Die kleine groep mensen was redelijk tevreden over de werkplek en gaf een 7 als rapportcijfer. Mensen die daarentegen nooit van plek wisselen gaven hun kantoor een 5. Het lijkt erop dat maar een kleine minderheid gedijt in deze omgevingen.

Hoendervanger constateert dat, alle mooie beloften ten spijt, er vaak een tekort is aan concentratieruimtes. ‘Bij de kantoren die ik heb onderzocht, zei het personeel gemiddeld de helft van de tijd bezig te zijn met werk dat veel concentratie vergt. De helft van de werkplekken zou dus uit concentratieplekken moeten bestaan. Maar dat blijkt in veel kantoren niet meer dan 10 procent te zijn. En dan zijn die plekken vaak nog inpandige hokjes van minimale afmetingen. Daar wordt dan bij gezegd dat het niet arboverantwoord is om er meer dan twee uur achter elkaar te zitten. Dus met die keuzevrijheid valt het tegen.’

Volgens Pullen hebben architecten helaas – ondanks de hippe term 'activity based office' – nog te vaak lak aan psychologische factoren. "Ze willen bovenal een mooi gebouw neerzetten."

Wat corona betreft kan Stefan van der Stighel, verbonden aan de universiteit Utrecht, duidelijk zijn: “Ik denk dat we langere tijd de afstand zullen moeten vasthouden, omdat het virus nog wel even aanwezig zal blijven. Nou, dat kan niet in de kantoortuin. Anderhalve meter is voor afleiding sowieso al een beetje klein. Mensen op twee meter kunnen je al afleiden.” Daarbij meldt hij: “Ik denk dat heel veel mensen nu ervaren dat thuiswerken kán.” Werkgevers ervaren dat werknemers bereikbaar zijn en dat ze erop kunnen vertrouwen dat zij hun werk goed doen, zegt van der Stigchel.

Voor een onderzoek van De Monitor (KRO-NCRV) spraken zij werkgevers die bezig zijn hun kantoor 'coronaproof'

te maken. Zij willen zo snel mogelijk alle mensen weer op kantoor hebben. Van der Stigchel snapt dat wel: “Werkgevers willen toch een mate van controle hebben. Maar ik vraag me af of werknemers daar nu zo blij mee zullen zijn. Heel veel mensen die thuis een rustige werkplek hebben, zullen nu ervaren wat het betekent als je alleen kunt zijn en je langere tijd kunt concentreren.”

Wim Pullen, directeur van het Center for People and Buildings, is kritisch op werkgevers die zo snel mogelijk hun personeel weer naar kantoor willen hebben en vertelt: “Een heleboel mensen houden zich nu bezig met het hóe. Hóe kunnen we zo snel mogelijk terug naar kantoor. Alsof we heel gretig zijn om weer naar die kantoortuin terug te keren. Terwijl de waarómvraag vele malen belangrijker is in een tijd dat we nog onvoldoende weten over de verspreiding van het virus. Wat gebeurt er als je weer bij elkaar gaat zitten in deze tijd? Waarom moet je naar kantoor? Wat is er zo kritisch in jouw werk dat je daar moet zijn in deze tijd? Op dit moment zie ik nergens die vraag beantwoord. En managers kunnen dat ook niet aangeven ogenschijnlijk.”

Wat moeten werkgevers dan nu doen, volgens Pullen? “Als ik het team van mijnheer Rutte zou mogen adviseren dan zou ik zeggen: managers, definieer wie er op kantoor moet zijn en waarom. En de rest werkt voorlopig thuis tot we meer weten over hoe verspreiding verloopt.” Zelfs als werkgevers maatregelen treffen zoals schone bureaus met schotten ertussen, vindt Pullen het geen goed idee om mensen naar kantoor te laten komen. “Omdat het te onzeker is. De eerste principes van de wet arbeidsomstandigheden zijn het waarborgen van de veiligheid en de gezondheid van mensen. Als ik als medewerker of vanuit een medezeggenschapsorgaan kritiek zou mogen leveren, zou ik zeggen: toon dat dan maar eens even aan, dat het veilig is op kantoor. Je gaat me niet dwingen naar een kantoor te komen waarvan je pretendeert dat het schoon is.”

Ik denk dat we na deze coronacrisis meer thuis zullen blijven werken. Het is duidelijk gebleken dat het werkt; zeker gezien de huidige techniek die tot onze beschikking staat. Maar laat ik duidelijk zijn: mensen die samenwerken hebben ook direct contact nodig zonder beeldscherm of telefoon - die verbinding is onderdeel van een organisatie.

Ik hoop echter op de dood van de kantoortuinen nu ze geen aandacht meer krijgen: ze zijn onveilig ten aanzien van corona en dat het de verhoging van de productiviteit niet waarborgt mag nu toch wel duidelijk zijn.

Bronnen:

Intermediair: Weg met de kantoortuin (2017)
The Royal Society: The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration (Ethan S. Bernstein – Harvard Business and Stephen Turban – Harvard University) (2018)
NRC: ‘Het drukke open kantoor is het duurste kantoor dat er is’ (2019) en De kantoortuin is slecht voor je brein (2018)
Volkskrant: Met zijn allen in een open kantoortuin werken wordt het nieuwe normaal, maar er is nogal wat op aan te merken (2019)
Bakker Elkhuizen
Arbo-Online

De Monitor
Daily Mail
The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress (Gloria Mark - University of California, Daniela Gudith - (Institute of Psychology, Ulrich Klocke - Humboldt University of Berlin